Beranda Bandung BPKD Ciptakan Aplikasi ‘SITAKASUR’ , Percepatan Surat Menyurat di BPKD

BPKD Ciptakan Aplikasi ‘SITAKASUR’ , Percepatan Surat Menyurat di BPKD

16
0
Sekretaris BPKD KBB, Moch. Lukmanul Hakim menunjukan SITAKASUR yang sudah diterapkan sejak tahun 2018.

NGAMPRAH-Berbagai inovasi dan kreativitas dilakukan oleh Badan Pengelolaan Keuangan Daerah (BPKD) Kabupaten Bandung Barat (KBB) dalam menunjang kinerja, terutama dalam melakukan tata kelola administrasi surat menyurat. Untuk mempermudah tata kelola surat menyurat tersebut, BPKD menciptakan aplikasi berbasis web dan android bernama Sistem Tata Kelola Persuratan (SITAKASUR) yang sudah berjalan sejak 2018 silam.

SITAKASUR disebut dapat membantu pengelolaan persuratan di BPKD yang memiliki mobilitas tinggi. Tercatat, dalam setahun mobilitas surat menyurat yang masuk bisa mencapai 6.000 surat atau jika dirata-rata 30 surat masuk setiap harinya. Selain itu, belum adanya pedoman tata kerja/petunjuk pelaksanaan mengenai pengelolaan surat menyurat secara baku dan belum adanya alat tambahan berbasis IT, serta pengarsipan yang masih bersifat manual, mendorong Sekretaris BPKD KBB, Moch. Lukmanul Hakim untuk menciptakan sistem SITAKASUR tersebut.

“Ide dan gagasan itu muncul berawal dari hasil identifikasi masalah di ruang lingkup BPKD, bahwa kondisi surat-surat masuk dan keluar itu sangat tinggi. Di satu sisi, mobilitas pimpinan dan pejabat struktural sangat tinggi, sehingga perlu adanya alat bantu untuk mempermudah dan memperlancar pengendalian surat-surat masuk dan keluar. Akhirnya harus menggunakan aplikasi yang tidak hanya berbasis web, tetapi juga berbasis android seperti SITAKASUR ini,” kata Lukman, Kamis (8/8).

Apalagi menjelang akhir tahun, kata dia, mobilitas surat menyurat di BPKD sangat tinggi. Sebab, BPKD memiliki fungsi pendapatan, fungsi penganggaran, perbendaharaan, pengelolaan aset daerah dan pelaporan akuntansi. “Mayoritas pengajuan surat dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) untuk proses pencairan UP, TU, GU, dan LS, termasuk pencairan belanja hibah dan bantuan keuangan sangat tinggi,” ungkapnya.

Melalui sistem SITAKASUR ini, tambah dia, diharapkan dapat tersusun suatu pedoman petunjuk pelaksanaan atau standar operasional proses (SOP), tentang tata kelola persuratan dan terbentuknya aplikasi sistem tata kelola persuratan pada BPKD KBB yang berbasis IT (web based dan android based).
Lukman menambahkan, hasil dari penggunaan sistem ini dapat memproses informasi surat menyurat secara cepat dan tepat, karena bersifat real time (online) didukung oleh arsip digital, file tracking serta disposisi secara online. Sehingga kendala dalam proses surat menyurat seperti pencarian arsip surat, mobilitas tinggi pejabat dan tracking disposisi surat dapat teratasi dengan efektif.

“Real time, kapan saja, di mana saja kita bisa melakukan pengendalian surat masuk dan keluar. Secara langsung tata kelola persuratan menjadi lebih baik serta meningkatnya efisiensi penggunaan kertas (paperless) dan efektivitas dalam tata kelola persuratan pada BPKD, serta sebagai sarana penunjang percepatan kegiatan,” ungkapnya.

Alur kerja SITAKASUR, sebut dia, pertama setiap surat masuk diterima oleh operator, kemudian diproses scaning sebagai lampiran dari sistem. Kedua, dilanjutkan dengan proses input data dan upload oleh operator kepada sistem, kemudian surat diterima Kasubbag Umum untuk diparaf.

Setelah surat diparaf oleh Kasubbag Umum, selanjutnya surat diterima oleh Sekretaris BPKD untuk diverifikasi dan diparaf dan diteruskan kepada Kepala BPKD. Kemudian surat diterima dan diparaf serta didisposisikan oleh Kepala BPKD yang diteruskan kepada Sekretaris/Kabid.

Setelah itu, Sekretaris/Kabid mendisposisi dan dikirim kepada Kasubid/Kasubbag untuk dilaksanakan sesuai perintah. Dan pada tahap akhir, surat disposisi diprint oleh operator.(adv/sep/vry)

Alur Kerja SITAKASUR
– Surat masuk diterima dan diproses scan oleh operator
– Input data dan upload oleh operator kepada sistem-surat diterima kasubag umum untuk diparaf
– Surat yang telah diparaf kasubag umum diterima sekretaris BPKD
– Surat di paraf sekretaris BPKD untuk diteruskan kepada Kepala BPKD
– Surat diterima dan diparaf oleh Kepala BPKD
– Surat diteruskan kepada Sekretaris/para Kabid
– Surat yang telah didisposisi Sekretaris/para Kabid diterima Kasubag/Kasubid untuk dilaksanakan sesuai perintah
– Surat disposisi di print oleh operator

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here